Зачем необходимо описание бизнес-процессов?

В начале «нулевых» описание бизнес-процессов было очень модным. Создавались отделы аналитиков, приглашались консультанты, обучались методам описания бизнес-процессов. С началом кризиса, в 2008 году, эти отделы первыми пошли «под нож». Почему так произошло? Что было сделано не так, если компании так быстро отказались от данной технологии.

Попробуем разобраться. На наш взгляд, при анализе любой технологии надо идти от цели. Какую цель преследовали, когда начинали описание бизнес-процессов?

Если вспомнить начало 2000-х, это был рост экономики, расширение возможностей для всех. Многие компании, созданные в 90-ых, успешно прошли стадию бурного развития и стали задумываться о стабилизации на рынке. А для этого нужны стабильные методы работы, которые легко воспроизводимы, масштабируемы, которым легко можно обучать активно растущий штат.

И для этого взяли технологию описания бизнес-процессов. Эти задачи она решала. В ходе проектов прояснили существующие алгоритмы, зафиксировали их, утвердили и…

Далее после проекта в бизнесе остался отдел аналитиков, которые инспектировали бизнес-процессы на предмет соблюдения установленных алгоритмов. Если выявляли нарушения, выписывали протоколы отклонений, выдавали их владельцу процесса и уходили до следующего месяца. На следующий месяц тоже самое. Новый протокол ложился на старый. Начальники, как правило, их даже не читали. Это стало игрой. Целью игры называли сертификацию по ISO или выход на IPО. Многие компании тогда сертификаты купили, но на IPO так и не вышли. А когда грянул кризис, эти отделы сократились первыми.

Почему так? Многие уже накануне кризиса говорили, что описание бизнес-процессов – это игра, в которую играет владелец, а остальные подыгрывают. Возможно, отгадка в том, что бизнес не увидел пользы для себя в этой технологии. А кризис это проявил.

Ведь по сути, описание бизнес-процессов только зафиксировало существующие методы работы, ввело жесткие процедуры. А первый кризис показал непригодность жёстких схем, он требовал гибкости. Жёсткие методы, и люди, которые их контролируют, стали ненужными.

Не говоря уже о спорной занятости аналитиков. Они не создавали добавочную ценность, были вечными раздражителями. Для персонала – «канцелярскими крысами», которые за бумагами жизни не видят. Для руководства – нагрузкой на прибыль. Уже спустя полгода у владельца возникала мысль: чем они заняты? Мысль гнали как муху. Оправдывали необходимостью сертификации и выходом на IPO, и смирялись с их наличием. А в кризис быстро убрали.

И вот сейчас многие компании снова захотели описания бизнес-процессов. Зачем? Не поверите, ответ тот же, сертификация, выход на IPO… Т.е. ошибки прошлого периода не проанализировали, ничего не вынесли, снова хотят просто описывать процессы.

Какие, по нашему мнению, основные ошибки при описании бизнес-процессов?

1. Отсутствие гибкости
Нет смысла, однажды описать процессы и заставлять всех работать по этим схемам. Скорость времени требует острой реакции и быстрой адаптации к меняющимся внешним факторам. Поэтому ни один алгоритм не может быть жестко стабилизирован.

2. Описание бизнес-процессов – функция, вырванная из контекста.
Описание бизнес-процессов – это первый шаг в оптимизации бизнеса. Чтобы осознать текущие методы работы, их необходимо описать. Но не для того, чтобы тупо следовать прошлому опыту. Далее процессы необходимо совершенствовать, оптимизировать!

Каким образом – отталкиваться нужно от целей компании. Какие цели, стратегию развития принимает компания, такая нужна и оптимизация, иными словами «заточка процессов под цель». Это и определение показателей бизнес-процессов, и перераспределение функций для сокращения затрат, и определение зон ответственности каждого участника и результатов его работы, и др. И, конечно же, это другая мотивация. А не оклады, как это часто бывает.

3. Отсутствие связи с бизнес показателями.
Описание бизнес-процессов не рассматривается как способ оптимизации компании, выхода на заданные показатели. Это игра для менеджмента, у которого и так все нормально: оклады хорошие, фирма большая. Фин.показатели, как правило, трудно выводимые. Падение прибыли на зарплаты менеджмента и персонала в процессах не влияет.

Зачем людям добровольно напрягаться? Незачем. Услышала недавно один «опыт»: пригласили консультантов, набрали команду аналитиков. Провели обучение всего топ-состава, описали бизнес-процессы. А потом ходили по подразделениям, хотели «продать» процедуры, чтобы персонал взял в работу. Спрашиваю: и что купили? Смущенная улыбка в ответ. Конечно, нет!!! Это никак не отразилось на мотивации персонала бизнес-процессов и это никак не привязано к мотивации топ-менеджмента. Все по-прежнему получают оклады, а бизнес пикирует. И описание бизнес-процессов не стало подспорьем в выведении бизнеса на другие показатели.

Без анализа и учета этих ошибок бизнесы опять рискуют ввязаться в опасную игру. Сейчас очень важна гибкость, а не тупая стабильность процессов. Каждый день появляются новые компании-конкуренты. Бизнесы, которые в «нулевых» были монстрами, сейчас кто банкроты, кто, потеряв в 4-5 раз прибыль, по инерции ещё как-то движутся.

И вот вопрос – какой смысл стабилизировать нежизнеспособные методы? Это опасно!!! Их менять надо, адаптировать под рынок, под новые реалии.

Сейчас эти компании может спасти только полная перезагрузка! И описание бизнес-процессов должно стать первым этапом, но не единственным. В ходе описания бизнес-процессов важно проанализировать ряд факторов: навыки персонала, его готовность меняться, развиваться. Сравнить существующую мотивацию и желания персонала, его готовность давать результаты, чтобы заработать эту мотивацию.

После этого надо определить оптимизированные алгоритмы, перераспределить функции, уйти от бессмысленно затратных схем и должностей, понять, кто берет на себя новые функции, с кем придётся проститься. Понять, кого не хватает и начать их искать. Определить новые зоны ответственности, показатели процессов и по каждой должности. Разработать новые алгоритмы, учитывая все выше сказанное, и обязательно новую мотивацию для всех, и для сотрудников процессов, и для топ-менеджмента. Только таким методом есть смысл описывать бизнес-процессы. А не делать описание ради описания.

Но у сторонников прежнего метода возникает вопрос. А кто же это будет контролировать? Как же без штата бизнес аналитиков? Очень просто. Контролировать нужно не описанные схемы. А показатели процессов и бизнеса в общем.

Какой смысл контролировать схемы, если показатели выполняются? Регламенты, схемы даются людям как ориентир. Возможность адаптировать новичков. Но не как «священная корова». Если для достижения показателей нужно отойти от описанной схемы, это надо сделать. И после проанализировать, возможно схема устарела и её надо актуализировать. Но бизнес показатели всегда в приоритете. Только их надо контролировать.

А контроль описанных процессов, выписка протоколов отклонений – ничего не решает. Это бессмысленная игра, в которую никто не играет всерьёз. Это всего лишь иллюзия.

Автор: Алена Сафонова

Бесплатный чек-лист поиска работы
С Днем победы!

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован / Обязательные поля отмечены *