Оптимизация бизнес-процессов компании

Что такое оптимизация бизнес-процессов и для чего это необходимо бизнесу? Особенно сейчас, когда нет лишних денег и все компании сосредоточены на выживании и попытках увеличения доходов.

Работать над увеличением доходов при хаотично организованных бизнес-процессах – это все равно, что носить воду решетом. И мы сейчас объясним, почему так считаем.

Часто бывает так, компания активно работает над увеличением продаж и повышением своих доходов, взяли на работу опытного коммерческого директора. Они с владельцем ищут новые рынки сбыта, новых крупных клиентов. И находят!

НО! При первой же отгрузке сталкиваются с тем, что компания не может обеспечить выполнение подписанных контрактов. Причина – хаотичная работа бек-офиса и срыв поставок со стороны производства, логистики, бухгалтерии и т.д.

И тут возникает вопрос: как работают ваши бизнес-процессы компании? В унисон с вашей стратегической целью или в противовес?

Кто у вас на ключевых постах? Профессионалы, которые оптимизировали ваши процессы до «скрипа» или «окопавшиеся князьки», основная цель которых удержаться на своем теплом месте…

Понимают ли ваши люди в процессах, что от них ждут каждый день? За что они получают свою зарплату? Какими усилиями они могут ее изменять?

Насколько мотивированы ваши люди в процессах на достижение вашей стратегической цели по увеличению продаж, завоеванию новых рынков, открытию новых направлений, выводу новых продуктов? Или они сидят на окладах и той премии, которую вы им начисляете каждый месяц на основании своих собственных предположениях об их эффективности?

Разработать стратегию, написать целевые показатели, переманить у конкурентов опытных продажников – это еще не все! Если все усилия по увеличению продаж разобьются о стену не профессионализма, безынициативности и тихого саботажа со стороны производства и обслуживающих подразделений.

Перед тем, как начинать осваивать новые рынки, разрабатывать новых клиентов, выходить на экспорт и т.п., важно убедиться, что все ваши бизнес-процессы оптимизированы под достижение вашей цели! Что все ваши люди правильно замотивированы на достижение вашей цели!

Хотите гарантировано достигать стратегические планы – убедитесь, что в вашей компании имеются все инструменты для оптимальной и слаженной работы ваших бизнес-процессов!

Для начала закажите Аудит определяющих бизнес-процессов вашей компании и узнайте:

  • Насколько оптимальные схемы работы используются у вас в компании, в основных и вспомогательных процессах (на выбор Заказчика, аудит включает диагностику 5 процессов компании).
  • Насколько эффективно организовано взаимодействие между подразделениями.
  • Насколько полно имеющаяся система мотивации персонала ваших бизнес-процессов учитывает достижение ваших стратегических целей!
Кто проводит Аудит бизнес-процессов?

Сафонова Алена

√ 10+ лет в сфере оптимизации бизнес-процессов, 3 из них в оптимизации и развитии процессов продаж в компаниях малого и среднего бизнеса (оптовая продажа мясопродуктов, секонда, техники и оборудования для навозоудаления, автозапчастей, подшипников, стройматериалов из ПВХ, профессиональной и натуральной косметики, гостиничных услуг и т.д.).

√ Специалист по организационному развитию, оптимизации бизнес-процессов, построению и развитию системы управления бизнесом.

√ Работа в компаниях со штатом от 25 до 3000 сотрудников.

√ Выполнено более 30-ти диагностических проектов и проектов по реорганизации и построению процессов продаж, оптимизации работы вспомогательных подразделений в компаниях разного масштаба и сфер деятельности.

√ Работа с собственниками малого и среднего бизнеса по выявлению слабых мест в работе компании: в процессах, в системе управления, в методах работы с персоналом (в том числе оценка функционала/результативности/мотивации персонала).

√ Детальные диагностические отчеты включают информацию о проблематике и ошибках бизнеса. Рекомендации по первоочередному внедрению методов и инструментов, которые в кратчайшие сроки позволят исправить системные ошибки бизнеса и принесут ощутимую пользу.

Как происходит аудит бизнес-процессов?

Анкетирование персонала, изучение документации в процессах, личные встречи с сотрудниками, тестирование, пр. Объем и методы определяются индивидуально в зависимости от сложности объекта и запроса клиента.

По итогу Аудита вы получите:

  • Формализованные схемы процессов «как есть» и «как должно быть» (в формате Visio, Excel).
  • Отчет о состоянии процессов «как есть», обоснование проблематики и ошибок, рекомендации по первоочередным изменениям и обоснование схем процессов «как должно быть» (для достижения вашей стратегической цели).
  • Оценку прозрачности процессов: понимает ли ваш персонал, что от него ждут каждый день. Есть ли у вас устоявшиеся методы и способы работы. Насколько хорошо их понимает и применяет персонал. Или каждый раз они заново «изобретают велосипед».
  • Оценку регламентированности процессов. Насколько полно и доступно формализованы требуемые схемы работы в регламентах, стандартах, инструкциях компании (анализируются должностные инструкции, рабочие инструкции, положения, стандарты работы, регламенты взаимодействия подразделений).
  • Оценку существующей системы мотивации персонала выбранных подразделений. Описание проблематики и ошибок, которые мешают достигать стратегическую цель предприятия.
  • Оценку слаженности процессов, насколько существующие схемы работы, взаимодействия и мотивация объединяет отдельные подразделения вашей компании в движение к вашей стратегической цели.
  • Отчет о качественных характеристиках персонала в выбранных процессах (по принципу «хочу/могу»), его навыках и компетенциях. Заключение о возможности достижения стратегических целей с имеющимся персоналом. Предложения по дальнейшей работе с имеющимся персоналом, а также по подбору дополнительных сотрудников, необходимых для достижения стратегических целей компании.

Срок проведения аудита от 14 календарных дней.
За это время вы получите ответы на волнующие вас вопросы, почему все работает не так, как хотелось бы, почему бизнес «топчется на месте», а, возможно даже, пикирует. И что со всем этим делать…

По итогу Аудита разрабатывается План первоочередных действий по оптимизации ваших бизнес-процессов, которые в самые кратчайшие сроки позволят получить ощутимый эффект. Данный план ложится в основу Проекта по оптимизации бизнес-процессов вашей компании.

В зависимости от масштабов компании и сложности преобразований, активная фаза Проекта может длиться от 1 до 4 месяцев. После активной фазы мы предоставляем годовую поддержку и сопровождение внедренных изменений.