З кожним роком на ринку з’являються все нові і нові рішення, що дозволяють автоматизувати HR-процеси. Так, влітку 2019 року на ринок вийшов продукт компанії PeopleForсe, за допомогою якого можна якісно автоматизувати відразу кілька HR-процесів. У наборі пропонуються рішення: PeopleHR, PeopleRecruit, PeoplePulse, PeopleTime, PeoplePerform.
PeopleHR
Розглянемо PeopleHR. Почну з того, що PeopleHR дозволяє мати під рукою повні відомості про ваших співробітників. Прямо ціле досьє. Звичайно, якщо ви попередньо ретельно заповнили картки співробітників.
У картці співробітника, в розділі «Особисте», Ви можете вказати:
- ПІБ;
- Робочий e-mail;
- Особистий e-mail;
- Дату народження;
- Стать;
- Робочий та мобільний телефони;
- Логіни в Slack і Skype;
- Посилання на профілі працівника в соціальних мережах: Facebook, LinkedIn, Twitter;
- Освіта;
- Ліцензії та сертифікати;
- Навички.
У розділі «Робота» вказуєте:
- Дату найму;
- Умови зайнятості: графік роботи, вид зайнятості, умови випробувального терміну;
- Умови компенсації за понаднормові;
- Позиції, які співробітник займав/займає в компанії, його локацію, підрозділ, департамент, підпорядкування.
У розділі «Вихідні» ведете облік використання відпустки, облік кількості днів на лікарняному, кількості днів без оплати, обробляєте запити на відсутність.
У розділі «Майно» ведете облік майна, яке видано співробітнику. Його назва, інвентарний номер / код і вносите позначки чи було воно повернуто. Погодьтеся, це дуже зручна опція! В одній системі ви можете контролювати не тільки найм персоналу, але і стежити за екологічністю його звільнення з компанії.
У розділі «Ефективність» ви легко можете відстежувати ефективність співробітника за кількістю активних завдань, кількості завершених і перенесених в архів. У цьому розділі також додаються нові завдання. Це розділ для управління цілями і завданнями вашого співробітника, в рамках цілей посади і стратегії компанії.
У розділі «Час», ви співробітнику задаєте кількість робочих годин на тиждень, а також погодинну ставку. Для ІТ компаній, або компаній, які «здають в оренду» своїх співробітників, в цьому розділі можна вказати суму за роботу співробітника, яку потрібно виставити клієнту. У цьому ж розділі заповнюється Табель витрати робочого часу.
У розділі «Екстрені контакти» додаються додаткові контакти, які можуть знадобитися вам у випадку екстрених ситуацій. Наприклад, коли працівник не виходить на роботу і не відповідає на дзвінки. Для таких випадків бажано мати в базі телефони дружини, чоловіка, або іншої контактної особи з боку співробітника.
У розділі «Документи» ви можете прикріпити документи співробітника, і навіть розподілити їх по папках. Наприклад, паспорт, документи про освіту, договори, тощо.
У розділі «Завдання» можна побачити список завдань, які виконує зараз співробітник. Не плутайте з ефективністю. Тут, як правило, відображаються завдання, які співробітник робить в рамках свого функціоналу при взаємодії з іншими відділами компанії. Або завдання, які виходять за рамки його основних бізнес-цілей, які прописані в розділі «Ефективність».
У розділі «Діти» вносяться дані про наявність у співробітника дітей (їх ім’я, прізвище, дата народження, стать).
У розділі «Нотатки» ви можете додати будь-яку необхідну інформацію про співробітника.
Якщо всього вищепереліченого вам не достатньо, то в налаштуваннях системи можна внести потрібне вам доповнення, а саме додати розділ чи поле в картку співробітника.
Саме тому, PeopleForсe є настільки гнучким інструментом для автоматизації HR-процесів. Компанія пропонує кілька рішень для автоматизації HR-процесів, які ви можете використовувати комплексно, або окремо.
Але, давайте по черзі …
Рішення PeopleHR містить блоки:
- Онбординг;
- Інформаційна система HRIS;
- База даних співробітників;
- Внутрішні комунікації;
- Управління відсутністю співробітників;
- HR-календар.
Онбординг
Здійснюється за принципом створення ланцюжків дій. Дій, які повинні бути виконані після найму нового співробітника. Підключити мейл, видати пропуск в їдальню, призначити відповідального за адаптацію новачка, пройти вступний курс з вивчення внутрішніх бізнес-процесів компанії і т.д.
Всі ці дії, по вашому алгоритму адаптації нового співробітника компанії, формуються в ланцюжок процесів будь-якої складності. А головне, що кожен співробітник, який бере участь в процесі онбординга, отримає нагадування про виконання своєї частини роботи. HR, при цьому, може просто відстежувати їх виконання. Такий же процес і при звільненні працівника, сформували ланцюжок дій, і спостерігаєте за ходом виконання.
Інформаційна система HRIS
За тією інформацією, яка міститься в картці співробітника, ви вже зрозуміли, що інформаційна система досить велика.
А тепер додайте ще:
- Детальний контроль доступу до конфіденційної інформації;
- Звіти по проєктам;
- Звіти по тайм-менеджменту;
- Базу знань і сховище документів.
- Різноманітні звіти та аналіз.
База даних співробітників
Вся інформація, що міститься в картках співробітників, дозволяє по фільтрам швидко знайти співробітників за різними параметрами. Є можливість експортувати весь каталог співробітників. А детальні налаштування доступів до інформації в системі дозволяють вам визначити видимість інформації для окремих категорій / груп / посад співробітників.
Зручно також бачити свою компанію «в особах», а не в «кубиках» на ватмані. PeopleForсe: PeopleHR є можливість наочно представити вашу організаційну структуру.
Співробітники можуть підтверджувати навички своїх колег. За принципом, як це реалізовано в LinkedIn.
У вас завжди під рукою буде не просто база даних співробітників, а база людського капіталу вашої компанії, з чіткими навичками та компетенціями.
Круто? Ага! І я так вважаю!
Внутрішні комунікації
PeopleForсe багато в чому може позбавити вас від рутинних завдань. В т.ч. і від відповідей на питання:
– Скільки у мене залишилося днів відпустки?
– Коли закінчується випробувальний термін у новачка в моєму відділі?
– Коли «днюха» у Саші Бурого?
– Є ідея, хочу поділитися!
Всі ці опції доступні в PeopleForсe. Персональний дашборд, де співробітник бачить свій запит на відпустку, баланс своїх вихідних і відпускних днів. У живій стрічці він бачить всі новини компанії і обговорення колег, бачить дні народження колег і річниці роботи. А спеціальна функція обміну ідеями взагалі вирішує купу проблем в колективі.
Якщо для вас важливо, щоб голос кожного члена команди був почутий, щоб кожен співробітник міг внести щось цінне в загальну справу – не роздумуйте – замовляйте PeopleHR.
Управління відсутністю співробітників
Звичайно, куди ж без ОРЧ (облік робочого часу). Автоматизований облік робочого часу заощадить вам ФОП (фонд оплати праці), вже ви зі мною погодитеся. Ведення обліку відпусток і лікарняних вручну – це дуже трудомісткий процес, з купою паперових документів.
В системі передбачені налаштовувані види відсутностей, підрахунок балансу відпускних і лікарняних і повністю автоматизована система запиту і підтвердження відпусток.
Крім того, для відстеження хто у вас сьогодні на роботі, а кого немає, PeopleForсe надає вам HR Календар.
Дані потрапляють в календар на основі запитів на відпустку, і показують цю інформацію на візуальній панелі для всіх співробітників компанії.
Якщо Ви вже готові подивитися на рішення всередині, звертайтеся. Я покажу вам всю красу роботи з PeopleForсe. А також зможу запропонувати вигідні умови підключення.
Интеграції з TELEGRAM BOT
Telegram – один з найпопулярніших безкоштовних месенджерів в країнах СНД. Інтеграція PeopleForce з сервісом Telegram дозволяє вам позбавитися від щоденних питань співробітників «скільки у мене залишилося днів відпустки?». Інтеграція допомагає швидко зробити запит в месенджері і дізнатися свій баланс або запросити черговий лікарняний.
Можливості:
√ Співробітник може перевірити і дізнатися баланс відпусток і лікарняних.
√ Відправити запит на відпустку з чату в систему.
√ Переглянути базу співробітників і їх контакти.
√ Пошук інформації по конкретному співробітнику.
√ Подивитися свої запити на відпустку і їх статус.
Дуже зручна функція!
Якщо на даний момент Ви вибираєте якому сервісу віддати перевагу для автоматизації HR-процесів, то я вам рекомендую звернути увагу на сервіс PeopleForсe, і перш, ніж приймати рішення, самостійно оцінити всі принади цього рішення. Впевнена, Ви залишитеся задоволені.
У наступній статті я розповім вам про інший продукт компанії, розглянемо функціонал і можливості PeopleRecruit.
Сподобалася стаття? Діліться з колегами! Є що прокоментувати? Будемо раді почути вашу точку зору в коментарях.
Крім того, в нашій онлайн-школі є курс «Автоматизація HR-процесів», який, можливо, більш широко відповість на ваші питання про цей процес.
КОРИСНО ЗНАТИ!
Приєднуйтесь до групи DigitalHR в Facebook і не пропускайте нові корисності.
Залишити відповідь